Processamento de Dados e RGPD

1. Enquadramento

Este documento resume o modelo de tratamento aplicável à Frotalys à luz do Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD) e da Lei n.º 58/2019. Deve ser lido com a Política de Privacidade e com o acordo contratual aplicável a cada organização.

2. Intervenientes

• Cliente: responsável pelos dados de motoristas, colaboradores e operação que decide introduzir na Plataforma.
• Operador da Frotalys: Marçal Estevão da Silva, NIF 207369020, subcontratante desses dados e responsável pelos dados da relação comercial e de segurança do serviço.
• Subprocessadores: Base44 e fornecedores técnicos usados para alojamento, autenticação, armazenamento, email, monitorização e IA.

3. Acordo de tratamento de dados

Antes da utilização comercial com dados pessoais de terceiros, o cliente e o operador devem formalizar um acordo nos termos do artigo 28.º do RGPD. A minuta de Acordo de Tratamento de Dados disponibilizada na Plataforma deve ser completada com os dados do cliente, duração, instruções, categorias de titulares, subprocessadores e contactos, e assinada pelas partes.

O acesso técnico da Frotalys aos dados do cliente é limitado às instruções, suporte autorizado, segurança, continuidade e obrigações legais documentadas.

4. Instruções e confidencialidade

O cliente é responsável pela licitude da recolha, pela informação aos titulares e pela configuração dos perfis de acesso. Pessoas autorizadas pelo operador ficam sujeitas a deveres de confidencialidade e apenas tratam dados na medida necessária à prestação.

5. Subprocessadores e transferências

A infraestrutura pode recorrer a subprocessadores em diferentes países. O acordo contratual identifica o mecanismo de autorização e de informação sobre alterações. Quando os dados sejam transferidos para fora do EEE, aplicam-se as salvaguardas disponibilizadas pelos fornecedores e exigidas pelo RGPD, conforme o caso.

6. Medidas técnicas e organizacionais

• Autenticação gerida pela infraestrutura e controlo de acesso por organização e função.
• Operações sensíveis executadas no servidor com validação de autorização.
• Separação lógica entre organizações e regras de acesso aos registos.
• Registos de auditoria para operações críticas e mecanismos privados de recuperação.
• Proteção das comunicações e do armazenamento pela infraestrutura cloud.
• Revisão humana obrigatória de resultados extraídos por IA antes da gravação definitiva.

7. Assistência ao cliente

A Frotalys presta assistência razoável em pedidos de titulares, avaliações de impacto, segurança, auditoria e consultas à autoridade de controlo, considerando a natureza do tratamento e a informação disponível. Os pedidos devem ser enviados para geral@soluerp.pt.

8. Incidentes

Quando atue como subcontratante, a Frotalys informa o cliente sem demora injustificada após confirmar uma violação de dados pessoais. Cabe ao responsável pelo tratamento avaliar e efetuar as notificações à CNPD e aos titulares nos prazos legais, com a colaboração da Frotalys. Quando atue como responsável, a Frotalys cumpre diretamente as obrigações que lhe sejam aplicáveis.

9. Devolução, eliminação e auditoria

No termo do serviço, os dados são devolvidos, eliminados ou anonimizados segundo o contrato e as instruções lícitas do cliente, sem prejuízo de obrigações legais e dos ciclos técnicos de cópias de segurança. As condições de auditoria e evidência são definidas no acordo de tratamento de dados.